5 tips för lyckad ärendehantering för din förvaltning

Att snabbt och effektivt kunna ta emot, hantera och åtgärda ärenden är avgörande för att säkerställa nöjda hyresgäster och en smidig förvaltning. Genom att implementera rätt systemstöd och processer kan du optimera arbetsflöden och förbättra kommunikationen med dina hyresgäster. Här kommer några av våra bästa tips att på hur du enkelt kan optimera din ärendehantering.

1. Byt ut e-post och telefon mot ett dedikerat systemstöd

Att hantera ärenden via e-post och telefon kan vara omständligt, tidskrävande och riskerar att leda till utebliven återkoppling. Ett digitalt ärendehanteringssystem gör det möjligt att samla ärenden på ett och samma ställe och minskar risken för att ärenden faller mellan stolarna.</br>

Tips: Implementera ett system som hanterar alla steg i processen, från felanmälan till uppföljning, och låt hyresgästen få automatiska uppdateringar under hela ärendets gång.

2. Automatisera felanmälan och teknisk förvaltning

Att ta kunna ta emot och åtgärda felanmälningar snabbt och effektivt är en grundläggande del av fastighetsförvaltningen. Genom att automatisera processen säkerställer du att rätt person tilldelas rätt ärende.

Tips: Låt fastighetsskötare och tekniker hantera felanmälningar via en mobilapp som tillåter ärendehantering ute i fastigheterna i realtid.

3. Använd videosamtal för snabbare problemlösning

I stället för att skicka ut en tekniker kan en hel del ärenden lösas eller påbörjas på distans genom att vägleda hyresgästen via ett videosamtal. Det gör processen mer effektiv och minskar behovet av flera fysiska besök.

Tips: Ett videosamtal är ett smidigt första steg i problemlösningen, särskilt för mindre, enklare ärenden.

4. Smidig uppföljning för hyresgästen

Hyresgäster förväntar sig inte bara att deras felanmälningar ska åtgärdas, utan också att de hålls informerade under processen. Ett system som tillåter hyresgästen att följa ärendet i realtid skapar trygghet och transparens.

Tips:Automatiserade statusuppdateringar till hyresgäster minskar risken för irritation och funderingar.

5. Planera och följ upp med ronderingar och besiktningar

Att ha full kontroll över fastighetsdriften innebär att regelbundet genomföra ronderingar och besiktningar. Med digitala ronderingsscheman och checklistor kan fastighetsskötare enkelt följa planen och registrera genomförda åtgärder. Tillåt förvaltare att skapa felanmälningar för eventuella avvikelser direkt under ronden med ett digitalt verktyg.

Tips: Skapa återkommande ronderingsscheman som fastighetsskötare kan följa.

Sammanfattning

Effektiv ärendehantering kräver rätt digitala verktyg och metoder. Genom att implementera dessa tips kan du säkerställa en smidig teknisk förvaltning där både fastighetsskötare och hyresgäster får en enklare och mer strukturerad upplevelse.

Letar du efter ett systemstöd för din förvaltning?

Läs mer här