Klövern väljer Pigello för att bygga en skalbar förvaltningsorganisation

Klövern är ett bostadsutvecklingsbolag som utvecklar både bostadsrätter och hyresrätter, där hyresrätterna förvaltas långsiktigt i egen regi. Med en byggrättsportfölj på 19 000 bostäder ställs höga krav på struktur, effektivitet och skalbarhet i förvaltningen. För att skapa rätt förutsättningar redan från start valde Klövern att införa Pigello som sitt fastighetssystem.

När Klövern byggde upp sin förvaltningsorganisation fanns ingen befintlig systemstruktur på plats. Det gav möjlighet att tänka nytt och etablera arbetssätt som stödjer tillväxt, snarare än att anpassa sig till traditionella och ofta resurskrävande lösningar.

Förvaltningschef Anna-Karin Malmqvist har lång erfarenhet från etablerade fastighetsbolag och såg tidigt behovet av en modern och flexibel plattform.

– Att få bygga förvaltningen från grunden gav oss möjlighet att ifrågasätta gamla arbetssätt. Vi ville skapa effektiva och standardiserade processer för exempelvis in- och utflytt, utan att det blir för resurskrävande, säger hon.

Tidigare hanterades stora delar av arbetet i Excel och genom externa tjänster för uthyrning och avtal. Ambitionen var att ta hem hela processen och samla data, flöden och ansvar i ett gemensamt system. Pigello blev en central del i den strategin.

Trots en kort tidplan från avtal till drift upplevdes uppstarten smidig. Tillgänglighet och nära stöd under onboardingen var avgörande faktorer.

– Att känna att vi hade rätt support från start var väldigt viktigt. Onboardingen av Pigello var ett av våra första strategiska steg för att skapa en stabil grund för snabb tillväxt, berättar Anna-Karin.

Med Pigello på plats har Klövern effektiviserat sin uthyrningsprocess avsevärt. Genom tydligare struktur, avtalsmallar och digital signering har tiden för att teckna ett hyresavtal minskat från cirka 15 minuter till omkring 3 minuter per avtal.

Klövern arbetar även med att utveckla den digitala upplevelsen för hyresgäster genom integrationer med andra system för service, passersystem och uppföljning. Pigellos öppna struktur och integrationsmöjligheter ses som en viktig del i bolagets fortsatta utveckling.

I dag bedriver Klövern projekt och förvaltning i flera delar av Sverige, bland annat i Stockholm, Uppsala, Göteborg, Malmö, Västerås, Linköping och Nyköping. Med ambitionen att fördubbla förvaltningsbeståndet redan nästa år är den tekniska grunden avgörande.

– Vi har skapat en struktur för uthyrning, ärendehantering samt in- och utflytt som gör att vi kan skala verksamheten med kontroll och kvalitet, även när tempot ökar. Med Pigello kan vi jobba proaktivt istället för reaktivt, avslutar Anna-Karin.