Tensor Fastigheter: En mer effektiv teknisk förvaltning med Pigello

Tensor Fastigheter äger och förvaltar sina fastigheter i egen regi, med ett bestånd på 47 fastigheter, cirka 500 lägenheter och 45 000 kvm kommersiella ytor. Beståndet består av flerbostadshus, kommersiella fastigheter och villor. Med ett team på nio personer är en strukturerad och effektiv teknisk förvaltning viktig för att få vardagen att fungera.

I Pigello hanterar Tensor Fastigheter en stor del av det dagliga arbetet inom teknisk förvaltning. Felanmälningar, ärenden, beställningar, besiktningar och kommunikation med hyresgäster samlas i samma system, vilket ger teamet en gemensam bild av vad som händer i fastigheterna.

Allt samlat på ett ställe

Oavsett om en felanmälan kommer in via Mina Sidor, mejl eller telefon kan den registreras i Pigello och sedan skickas vidare till rätt utförare. Det kan vara en av de egna fastighetsskötarna eller en extern leverantör. För Tensor har det gjort det enklare att följa ett ärende från början till slut och att snabbt hitta tillbaka till tidigare information. Det blir också tydligare vem som ansvarar för nästa steg.

”Det sparar väldigt mycket tid att ha allt samlat. Så fort något inte har gått in i Pigello märker man hur mycket längre tid det tar att hitta rätt information och få koll på ett ärende”, säger Adam Marklund, fastighetsförvaltare på Tensor Fastigheter.

Den samlade informationen ger dessutom bättre möjligheter att se historik och statistik på hyresobjekt och fastigheter. Återkommande fel blir lättare att upptäcka och kan ge värdefull information i det fortsatta förvaltningsarbetet.

Teknisk förvaltning även ute i fält

En viktig del av arbetet sker ute i fastigheterna. Med Pigellos app för teknisk förvaltning kan Tensor bland annat genomföra besiktningar och registrera fel direkt på plats.

Det innebär att medarbetarna inte behöver vänta tills de är tillbaka på kontoret för att registrera det som upptäcks under dagen. Besiktningarna kan dessutom struktureras med förprogrammerade punkter, vilket skapar ett mer enhetligt arbetssätt.

På samma sätt kan kontaktuppgifter och annan information snabbt nås när medarbetarna befinner sig ute i beståndet vilket effektiviserar arbetet.

Bättre dialog med hyresgästen

Ärendehanteringen är samtidigt nära kopplad till kommunikationen med hyresgästerna. Tensor Fastigheter använder Pigellos chattfunktion frekvent för att ställa följdfrågor, komplettera information och återkoppla i pågående ärenden.

När kommunikationen sker direkt i ärendet blir det enklare för både förvaltningen och hyresgästen att följa vad som händer. Hyresgästen behöver inte undra om en felanmälan har tagits emot eller vad nästa steg är.

”Det blir en helt annan transparens för hyresgästen. De kan följa ärendet i realtid och se att det händer saker, även om det ibland tar tid innan en åtgärd är klar,” förklarar Adam.

För Tensor innebär det samtidigt att kommunikationen blir spårbar och att viktig information inte riskerar att försvinna bland mejl eller SMS.

Data som stöd i underhållsarbetet

Tensor Fastigheter arbetar även med långsiktig underhållsplanering i Planima. Informationen som finns i Pigello, bland annat från den tekniska förvaltningen, används som ett viktigt underlag i det långsiktiga underhållsarbetet. Genom att samla information om fastigheterna och deras behov blir det enklare att få en samlad bild och identifiera återkommande fel och behov av åtgärder.

Genom historik över felanmälningar och återkommande problem går det att se mönster som annars riskerar att gå obemärkta förbi. Även information om fastigheter, lägenheter och ytor blir viktig när underhållsplanerna tas fram.

”När vi kan se återkommande fel och få statistik från fastigheterna får vi ett mycket bättre underlag för underhållsplaneringen. Det är värdefull information att ha samlad,” säger Adam.

Nästa steg i digitaliseringen

Framåt ser Tensor stora möjligheter i att fortsätta utveckla sina arbetssätt genom integrationer och mer automation för att minska det manuella arbetet ytterligare. Genom att koppla samman fler delar av förvaltningen kan de frigöra tid och samtidigt få ut mer värde av den data som redan finns i systemet.