Hyltebostäder väljer Pigello för att förenkla vardagen för både kontor och fält

Hyltebostäder är en bostadsstiftelse som bildades 1974 av Hylte kommun med uppdraget att främja bostadsförsörjningen i kommunen. I dag äger och förvaltar bolaget drygt 530 bostadslägenheter samt lokaler om cirka 5 300 kvadratmeter. Utöver bostäderna ansvarar Hyltebostäder även för förvaltningen av stora delar av kommunens verksamhetsfastigheter, såsom skolor och äldreboenden, vilket innebär en total förvaltad lokalyta på omkring 68 700 kvadratmeter.

När Hyltebostäder stod inför ett systembyte var behovet tydligt. Det tidigare fastighetssystemet skulle avvecklas och man började se sig om på marknaden. Ambitionen var att hitta ett modernt system som var lätt att använda och som fungerade för hela organisationen, oavsett roll eller teknisk vana.

– Vi ville bort från ett system som upplevdes som krångligt och där det var svårt att hitta rätt. Det var viktigt för oss att det nya systemet skulle vara användarvänligt och fungera för både kontoret och de som arbetar ute i fält, säger My Jogeland, Fastighetsadministratör på Hyltebostäder.

Valet föll på Pigello, mycket tack vare systemets logiska uppbyggnad och flexibilitet. I dag används Pigello av kontorspersonal, fastighetsskötare samt av hyresgäster och kontaktpersoner inom kommunens verksamheter.

- För oss har det varit avgörande att både kontoret och fastighetsskötarna jobbar i samma system och ser samma information. Det skapar ett helt annat samarbete och minskar risken för missförstånd, samtidigt som vi slipper dubbelarbete, förklarar My Jogeland.

En av de största vinsterna har varit att arbetet har blivit mer sammanhållet. I Pigello är det enkelt att navigera mellan exmpelvis objekt, lägenheter, ärenden och kontakter. Det har gjort stor skillnad jämfört med tidigare system, där strukturen ofta upplevdes som splittrad och svåröverskådlig.

Även inom ekonomihanteringen har Pigello förenklat vardagen. Aviseringar, autogiro och betalflöden hanteras till stor del automatiskt, vilket minskar manuellt arbete och sparar tid.

Funktionerna för ärendehantering och besiktning är ytterligare områden där Pigello har fyllt viktiga behov. Besiktningsprotokoll kan anpassas efter verksamheten och byggas upp med checklistor som skapar struktur och kvalitet i arbetet. Möjligheten till digital signering vid utflytt ses som ett stort steg framåt och kommer att minska risken för missförstånd.

Pigellos utförarapp har också blivit ett viktigt verktyg i det dagliga arbetet. Fastighetsskötare kan enkelt ta del av information ute i fält, uppdatera komponenter och justera datum direkt på plats, vilket sparar tid och minskar behovet av efterarbete på kontoret.

Supporten lyfts också som en avgörande faktor. Hyltebostäder använder supporten frekvent och upplever den som både snabb och kunnig, med extra uppskattning för den snabba svarstiden i chatten som blivit ett naturligt stöd i vardagen.

Med Pigello på plats ser Hyltebostäder nu fram emot att fortsätta utveckla sitt arbetssätt. En ny webbplats lanserades nyligen och ambitionen är att involvera hyresgästerna ännu mer genom Mina sidor, samtidigt som samarbetet med kommunens verksamheter fortsätter att utvecklas.