3 tecken på att du fortfarande arbetar manuellt
- Pigello
- 9 feb. 2024
- 2 min läsning
Ineffektiva processer och arbetssätt blir lätt till en vana och rutiner flyter på utan någon större utvärdering eller eftertanke. Manuellt arbete gör att värdefull tid och energi läggs på processer som enkelt kan automatiseras och därmed effektiveras med rätt verktyg. Vi har sammanställt 3 tydliga tecken på att du fortfarande sköter din fastighetsförvaltning manuellt som en påminnelse att processer inte behöver vara mer komplicerade än nödvändigt.
1. Du exporterar och importerar bokförings- och betalfiler manuellt
Många sitter fortfarande och exporterar betalfiler från banken för att sedan importera in data till fastighetssystemet manuellt. Detta i syfte att få en överblick över vilka som har betalat sina fakturor och inte. Det är en tidskrävande process som behöver genomföras kontinuerligt och är beroende av engagemang och samspel från flera parter.
Detsamma gäller bokföringsfiler. Att exportera bokföringsfiler manuellt för att sedan importeras till bokföringssystem är en onödigt komplicerad process som öppnar upp för möjligheten att fel sker. Det är en process som är personberoende, när den idag istället kan skötas via en automatiserad integration.
Med en automatiserad inmatning av bokförings- och betalfiler sparas avsevärt med tid, samt att ni slipper vara personberoendeför att få in den data ni behöver i fastighetssystemet.
2. Du hanterar avier manuellt varje månad
Är din verksamhet beroende av att ni varje månad generar upp avier manuellt? En del fastighetsägare skapar fortfarande avier och skriver ut för att sedan lämna hos sina hyresgäster, eller skicka manuellt via posten.
Med ett fastighetssystem som erbjuder automatisk generering och distribution kan ni överlåta hela ledet till systemet och i stället hantera det digitalt och lita på att hyresgästen mottar sin avi i tid. Genom automatiserad avigenerering slipper ni hålla koll på en process som återkommer varje månad. Ni sparar värdefull tid som kan prioriteras på väsentliga delar i verksamheten i stället för på processer som enkelt kan automatiseras med ett system som tillåter det.
3. Manuell hantering av avtal
Skriver ni ut, signerar och förvarar avtal i pärmar på kontoret? Det blir en onödigt lång process med många öppningar för felsteg och spill av tid.
Med ett digitalt avtalsflöde kan hela processen både underlättas och kvalitetssäkras. Idag finns det möjlighet till e-signering som underlättar för samtliga parter. De signerade avtalen kan sedan sparas i ett digitalt dokumentarkiv, ofta direkt i systemet. Det är sedan kopplat till övrig information relaterat till avtalet så som hyresgäst, lägenhet, förråd och intäkter. Automatiserad hantering effektiviserar inte enbart arbetssätt, utan minskar risken för förlorade avtal och onödiga fördröjningar.
Låter det bekant?
Genom att använda ett fastighetssystem som erbjuder automatiserade processer, minskar manuellt arbete och öppnar upp för möjligheten att lägga resurser där det gör skillnad. Upplever du att någon de ovannämnda punkterna stämmer in på dig? Då kanske det är dags att kika på Pigello och potentiellt planera för ett systembyte!
