I tankarna att byta fastighetssystem? Här är det du behöver känna till!

Att byta fastighetssystem är en tidskrävande process och kan ibland kännas omständligt. För att bena ut det viktigaste att känna till vid ett systembyte har vi tagit hjälp av Pigellos implementationsduo Hampus och Fabian. Med ett dedikerat implementationsteam ser de till att hela införandeprojektet sker på ett så effektivt sätt som möjligt, där kunden hela tiden har någon att vända sig till vid frågor. Genom sitt strategiska lagspel och förmåga att tänka utanför boxen utvecklar de kontinuerligt nya lösningar och verktyg för att alla kunder ska få de bästa förutsättningarna in i det nya systemet.

Ett systembyte är ofta en komplex process. Vad är viktigt att känna till inför ett systembyte?

- För att genomföra ett systembyte så effektivt som möjligt är det fördelaktigt att involvera hela organisationen i bytet från start. Det är viktigt att vara medveten om att ett systembyte är en tidskrävande process som kommer kräva interna resurser. Det kommer att krävas vid dataexport från tidigare system, samt underlätta vid uppstarten av det nya. Här kan det vara bra att överväga att inte överföra sådant som inte är nödvändigt in i det nya systemet för att få en ny och fräsch start, svarar Fabian.

Hampus inflikar:

- Det kommer även krävas tid för att utbilda personalen i det nya systemet och det potentiellt förändrade arbetssätt det nya systemet medför, därför är information till hela verksamheten A och O för en så smidig övergång som möjligt.

Hur går man till väga när man byter fastighetssystem? En steg-för-steg guide

• Det första steget är att undersöka de interna systembehoven. Detta bör göras både genom att kartlägga önskemål för framtida system samt specificera delar som funkar bra och mindre bra i nuvarande system. Utifrån detta görs en kravspecifikation som jämförs och matchas ihop med det system som passar bäst in i specifikationen. Det är bra att ha i åtanke i detta steg att i stället för att sträva efter en exakt match, så är det bra att se över om det är några processer som behöver standardiseras eller arbetssätt som kan förändras i samband med systembytet.

• Efter att ett val har gjorts påbörjas implementationsprocessen. Ofta är första steget ett uppstartsmöte med de som ska vara involverade i implementationsprojekt från både kund och leverantör. Detta möte innehåller vanligtvis en genomgång av tidsplan, samt genomgång av importmallar som behöver fyllas i för att importarbetet ska kunna påbörjas. Se till att komma förberedd till mötet med tydlig bild av de frågor ni vill ha svar på!

• Exportera data från tidigare fastighetssystem. Dubbelkolla innan projektets start om detta är något ni själva, tidigare leverantör eller kommande leverantör ansvarar för.

• Implementationsteamet analyserar kundens data och stämmer av med kund så att alla fält stämmer överens inför import till det nya fastighetssystemet. Här är ett perfekt tillfälle för att genomföra ändringar och korrigeringar för att förenkla arbetet framåt.

• En import av data genomförs till det nya fastighetssystemet. Dialog förs ofta under processens gång för att säkerhetsställa att varje del blir korrekt.

• Kunden får tillgång till det nya fastighetssystemet och säkerställer att informationen stämmer. Gå noga igenom all data. Det är enklare att korrigera under implementation, än om något skulle upptäckas längre fram.

• Utbildning av det nya fastighetssystemet startar och arbetet i det nya systemet kan påbörjas! Det kan ofta ta lite tid innan man kommer in i det nya arbetssättet, ha tålamod och god kommunikation både internt och mot leverantör.

När man har bestämt sig för att genomföra ett systembyte, hur lång tid tar det vanligtvis?

- Det kan variera då flera olika faktorer spelar in och påverkar hur lång tid ett systembyte tar. Bland annat påverkar på storleken på beståndet och data struktur. En mindre import kan ta ungefär en månad medan en större kan ta mellan 3–6 månader. Fördelen är att vi är flexibla med datum, kunden behöver inte invänta ett årsskifte eller kvartalsbyte för att genomföra importen utan det sker efter överenskommelse med mig eller Hampus, svarar Fabian.

Vad är fördelen med att genomföra ett systembyte till Pigellos fastighetssystem?

- Jag skulle säga att fördelarna är att Pigello är ett molnbaserat system med flertalet integrationsmöjligheter. Detta gör det möjligt att koppla på andra system i sin förvaltning till fastighetssystemet för en sömlös upplevelse. Dessutom äger kunden sin egen data, vilket gör att Pigello tillhandahåller ett system utan inlåsningseffekter, lyfter Hampus.

Vad är er styrka i ert jobb som team och vad ser ni mest fram emot framöver?

- Vår största styrka är vår förmåga att kunna tänka utanför boxen. Flertalet av de nya lösningar som vi kommer fram till är genom att vi bemöter problem på nya sätt. Då vi båda tycker det är roligt med problemlösning och utmaningar så kommer vi fram till lösningar som andra hade påstått varit omöjligt, vilket ger oss energi och motivation i arbetet framåt, berättar Fabian.

- Vi ser fram emot allt som komma skall. I takt med Pigellos tillväxt arbetar vi hela tiden med att utveckla våra digitala verktyg. Denna utveckling är en viktig del i arbetet att förenkla våra kunders övergång till systemet. Vi jobbar även kontinuerligt med våra processer för att hela tiden förbättras och utvecklas framåt med målet att leverera den bästa implementationsupplevelsen för våra kunder, avslutar Hampus.

5 tips inför systembytet:

• Få med hela organisationen på tåget vid ett systembyte

• Var medveten om att det är en internt tid-och resurskrävande process

• Se över den data som ska föras över till det nya systemet för en nystart

• Ta tillfället i akt att genomföra potentiella ändringar och korrigera data

• Var noga med att kravställa importen så att er data blir enligt era önskemål i nya systemet