Hur du kan underlätta med ett digitalt dokumentarkiv

Det finns många fördelar med att digitalisera företags dokumentarkiv och på så sätt kunna samla alla viktiga dokument som avtal och protokoll på ett och samma ställe, helt digitalt. Nedan presenterar vi några av de främsta anledningarna till varför det är fördelaktigt att investera i ett fastighetssystem som erbjuder ett webbaserat arkiv för alla dokument och avtal.

Vad menas med att ha ett 100 % molnbaserat dokumentarkiv?

Det innebär att alla dokument, från hyresavtal till interna protokoll och medlemsregister, lagras och är tillgängliga digitalt, direkt i fastighetssystemet. Det medför att alla med behörighet har möjlighet att enkelt ta del av information, oberoende geografisk plats. Det underlättar markant vid interna överlämningar och samarbeten vilket främjar flexibiliteten på arbetsplatsen. I stället för att förvara viktiga dokument i fysiska pärmar utspridda mellan olika anställda, möjliggör ett 100 % molnbaserat dokumentarkiv en smidig och säker hantering av dokument.

Vad finns det för fördelar med att digitalisera dokumentarkiv?

En molnbaserad lösning för dokument medför en rad fördelar som bidrar till att arbetsrutinerna på arbetsplatsen blir både smidigare och mer effektiva. Genom att alla dokument delas och struktureras digitalt i fastighetssystemet minimeras onödiga utskrifter och behovet av fysisk dokumenthantering. Det är ett enkelt sätt att främja hållbarhet inom företaget och utvecklas till en mer miljövänlig verksamhet.

Tid är en av de dyrbaraste resurserna företag har idag och att ha ett fysiskt dokumentarkiv på kontoret är inte att värna om dyrbar tid. Att digitalisera dokumentarkiv ökar åtkomsten av väsentliga dokument direkt när behovet uppstår, vilket effektiviserar hanteringen och främjar flexibilitet i arbetet. Det är inte längre nödvändigt att ta sig till kontoret, lokalisera pärm eller komma ihåg vilken kollega som hanterade dokumentet senast då allt är samlat digitalt. Ett molnbaserat dokumentarkiv är inte heller personberoende, utan alla med behörighet kan enkelt lokalisera i dokumentarkivet.

Dessutom medför ett molnbaserat dokumentarkiv en ökad säkerhet vid dokumenthantering. Dokument riskerar inte att påverkas eller försvinna till följd av potentiell renovering, byte av kontor, kollegor som slutar eller kommunikationsmissar. Fastighetssystemet kräver inloggning och särskild behörighet för att kunna ta del av information. Vilket minskar risken för att känslig information delas eller sprids till följd av obehörig åtkomst.

Är ert företag i behov av att effektivisera och underlätta dokumenthanteringen? Då rekommenderar vi att kika in ett fastighetssystem som erbjuder ett 100 % molnbaserat dokumentarkiv.

Är du nyfiken på fler arbetsrutiner som enkelt kan effektiviseras med hjälp av ett webbaserat fastighetssystem?

Läs artikeln ”3 tecken på att du fortfarande arbetar manuellt”.